仕事では、一覧表を作る時に【Microsoft office Excel】便利でよく使っています。
便利な反面、様々な新しい機能についていけていないかも。
並べ替え
『並べ替え』これもかなり初歩的なことですが。
並べ替えたい番号に枝番がついているものとそうでない整数のものが混ざっていて、思うように並べ替えができないと困ったことありませんか？
下の表のような感じです。
行数が少なければ、行自体を入れ替えて簡単にできますが、100行とかそれ以上になるとウンザリします。
さらに間違ってしまうことも。
わたしが仕事で良く使う並べ替えの方法をお伝えしたいと思います。
そんなん今更⁈
という方も沢山いらっしゃると思いますので、超初心者向けということで、ご理解くださいませ。
注意すること
並べ替えをする前に注意しなくてはいけないのは
- 必ず並べ替えをしたい表全体を範囲として囲む
- 1列設けて当初の並びに戻せるよう連番を振る
- 念のためバックアップ用Bookを別に保存する
バックアップファイルを作ることも大事ですが、
「連番を振る」これは必ずやっておいた方がいいと思います。
アンドゥで戻せるとしても、簡単にやり直しが効く状態にするのは大事だと思います。
便利！ユーザー設定の並べ替え
下準備として
- A列：[最初の順番]…当初の並びが分かるように連番を振る
- B列：[番号]…バラして整数にする
- C列：[大きい番号]…枝番号の前の整数
- D列：[ハイフン]…この列はなくても可（バラしたイメージがわかりやすいよういれています）
- E列：[枝番号]…ハイフンの後の番号を整数に ※枝番号のないものに『0』ゼロを入力する
- セルA1からF26の表全体を範囲として選択
リボンのホームタブにある 並べ替えとフィルター『∨』 を開く
ユーザー設定の並べ替えを選択
右上にある『☑先頭行をデータの見出しとして使用する』にチェックを入れる
列 最優先されるキー：大きい番号：セルの値：小さい順
左上にある『レベルの追加』ボタンを押し追加する
列 次に優先されるキー：枝番号：セルの値：小さい順
『OK』ボタンを押す
わかりますでしょうか？
枝番号があるもの・ないもの並べ替えなっています。
ちょっと例に作った表が良くなかったのですが、
枝番号に『0』ゼロを入力するのは例えば『24-1』の前に『24』がくるようにするためです。
空白では 『24-1』 の後にきてしまいます。
下準備の文字や数字を取り出す方法も関数を使い、数式をオートフィルでコピーすれば、楽にとりだせます。
今回は枝番号がある数字の並べ替え方法を書きました。
ちょっとひと手間かかりますが、並べ替えをする時のヒントになればうれしいです。
